Rio Branco - Acre, 28/03/2017

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INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 001 DE 16 DE AGOSTO DE 2007

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RESOLVE:


Art. 1º. Os documentos de arquivo a serem transferidos ou recolhidos ao Arquivo Municipal deverão estar organizados, avaliados, higienizados e acondicionados como estabelecido nesta Instrução.

§ 1º. Somente poderão ingressar no Arquivo Municipal os documentos de órgãos públicos municipais, de instituições públicas ou de entidades privadas, desde que sejam identificados como de interesse público e social.

§ 2º. Após a oficialização da Tabela de Temporalidade, os documentos produzidos e acumulados pelos órgãos públicos municipais, somente poderão ser transferidos ou recolhidos se devidamente enquadrados na respectiva Tabela.

§ 3º. Os documentos de arquivos privados somente poderão ser transferidos e/ou recolhidos ao Arquivo Municipal, se identificados pelo Poder Público como de interesse público e social, observado o disposto na Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991.

Art. 2º. Os procedimentos a serem observados no ato da transferência ou recolhimento incluem:
I – Da parte do órgão ou entidade produtor (a)/acumulador(a) dos documentos:

a) comunicação oficial ao Arquivo Municipal quanto ao acervo que se pretende transferir ou recolher, solicitando, se necessária, orientação técnica;
b) avaliação dos documentos de acordo com a metodologia constante da Tabela de Temporalidade;
c) organização do acervo, segundo critérios técnicos de identificação, classificação e descrição;
d) higienização do acervo, liberando-o de poeira e de outros resíduos estranhos aos documentos;
e) acondicionamento dos documentos textuais em caixas-arquivo de tamanho padrão;
f) documentos que excedam ao padrão convencional deverão ser acondicionados em embalagens adequadas às suas dimensões . Documentos audiovisuais, cartográficos, micrográficos e informáticos, deverão ser acondicionados em estojos ou caixas de material inerte ou sem acidez;
g) identificação das unidades de acondicionamento com etiquetas contendo o nome do fundo/coleção, datas-limite e número da unidade de acondicionamento em ordem seqüencial;
h) elaboração de Listagem de Transferência, de acordo com o Anexo I desta Instrução;
i) os documentos a serem transferidos ou recolhidos deverão ser acompanhados de todos os instrumentos de busca existentes, incluindo listagens, fichários, bases de dados, etc..

II. Da parte do Arquivo Municipal:

a) definição, nos depósitos de guarda, do local e do mobiliário destinados a armazenar o acervo, procedendo a respectiva sinalização;
b) programação do período de transferência ou de recolhimento, informando a unidade administrativo, que apoiará a entrada do acervo;
c) acompanhamento do ingresso dos documentos, orientando sua alocação nos depósitos previamente determinados.

Art. 3º. Ao órgão que proceder a transferência de documentos para o Arquivo Municipal, caberá garantir a integridade do acervo até seu destino final, bem como arcará com a responsabilidade do transporte adequado.

Art. 4º Os documentos transferidos poderão ser mantidos sob a restrição de acesso, exceto nos casos previstos em lei, até que se proceda ao recolhimento ao arquivo permanente.

Art. 5º A consulta e utilização, sob qualquer forma, somente poderá ser efetuada:
I. no Arquivo Municipal, por servidor autorizado pela Secretaria Municipal de Administração - SEAD;

II. sob forma de empréstimo, mediante solicitação formal do órgão ou entidade à Secretaria Municipal de Administração;
III. em caso de necessidade de reprodução de documentos, o órgão ou entidade interessado determinará se a providência será realizada no órgão solicitante, ou fora dele, ficando neste caso responsável pela segurança e integridade do documento;
IV. o órgão solicitante terá o prazo de até 60 dias para devolver o documento desarquivado ao Arquivo Municipal, fazendo referência ao documento que originou a solicitação;
V. a consulta de terceiros somente será permitida mediante expressa autorização do órgão transferidor.

Art. 6º. A formalização do ingresso de documentos no Arquivo Municipal dar-se-á com a assinatura, pelas partes, da Listagem de Transferência, Anexo I, ficando os documentos, até essa data, sob a responsabilidade do órgão ou entidade que solicitou a transferência ou recolhimento.

Art. 7º. Para os fins desta Instrução, considera-se:

I. Transferência: passagem para a guarda temporária no Arquivo Municipal, de documentos produzidos e acumulados por órgão ou entidades públicas, assegurando a esses o direito de acesso e consulta, inclusive sob a forma de empréstimo, por meio de solicitação formal ao Arquivo Intermediário.
II. Recolhimento: passagem para a guarda permanente no Arquivo Municipal de documentos produzidos e acumulados por órgãos ou entidades públicas, sendo assegurado ao Arquivo Municipal, promover o acesso, a divulgação e a publicação de quaisquer documentos do acervo recolhido, vedado, no entanto, o empréstimo de originais, exceto nos casos previstos em lei.
III. Documentos correntes: aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam de consultas freqüentes.
IV. Documentos intermediários: aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
V. Documentos permanentes: os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo, inalienáveis e imprescritíveis, que devem ser definitivamente preservados.

Art. 8º. Compete à Divisão de Arquivo Geral dar fiel cumprimento a execução desta Instrução Normativa.

Art. 9º Esta instrução normativa entra em vigor na data de sua publicação.


Nara Regina Sandri Schafer
Secretária Municipal de Administração

 

ANEXO II

1) Instruções para o preenchimento da listagem de transferência dos documentos para a Divisão de Arquivo Geral;
2) Proveniência.
Informar o órgão responsável pela produção e acumulação do acervo documental;
3) Procedência.
Informar o órgão responsável pela transferência de documentos;
4) Destino.
Informar o destino da documentação transferida – Divisão de Arquivo Geral;
5) Listagem.
Informar o número da listagem de transferência, mesmo que ela seja única;
6) Folha.
Informar o número de página da listagem de transferência como nos exemplos: 1 de 3;  de 1; ou 2 de 10;
7) Tipo de documento.
Informar o formato/assunto dos documentos transferidos, tais como: carta, decreto, folha de pagamento, processo de licitação;
8) Data Limite.
Informar a identificação cronológica, indicando o inicio e o término do período de uma unidade de arquivamento;
9) Embalagem.
Informar o tipo de recipiente ou o formato;
10) Responsável pela procedência.
Informar o nome do servidor responsável pelo órgão transferidor, seguido de data e de assinatura;
11) Responsável pela transferência.
Informar o nome do servidor responsável pela transferência, seguido da assinatura e data;
12) Recebimento.
Nesse campo será informado o nome do servidor responsável pelo recebimento de conteúdo acervo relacionado na listagem, seguido de data e assinatura;
13) O preenchimento da listagem de transferência deverá ser claro e legível, sem alterações que comprometam a sua autenticidade;
 14) A listagem de transferência de documentos deve ser enviada em duas vias  originalmente assinadas;
15) Os documentos relacionados na listagem de transferência de documentos serão correlacionados ao conteúdo enviado, pela equipe técnica da Divisão de Arquivo Geral do Município de Rio Branco, Acre, estando à listagem sujeita a alteração.

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